Elektronik Devletin Gerçekleştirilmesinde BPMS’nin Uygulanması

E-devlet nedir?

Vikipedi sitesinin tanımına göre

Elektronik hükümet, bir ülke veya bölgenin vatandaşlarına ve diğer insanlarına kamu hizmetleri sağlamak için bilgisayar ve internet gibi elektronik iletişim cihazlarının hükümet sektörü tarafından kullanılması anlamına gelir. Elektronik devlet, vatandaşların hükümete basit ve doğrudan erişiminin yanı sıra devlet hizmetlerinin vatandaşlara doğrudan sağlanması için yeni fırsatlar sunmaktadır.

Bir ülkede e-devlet uygulanıyorsa, o ülkede yaşayanlar internet aracılığıyla ve her şehrin resmi web sitesini ziyaret ederek o şehrin kamu çalışanlarıyla kolayca iletişim kurabilmeli ve etkileşime girebilmelidir. Bu etkileşimler grafik kullanıcı arayüzü (GUI), anlık mesajlaşma ve benzeri yollarla yapılmalıdır. Vatandaşların hükümetteki güncel konuları video ve ses içerikleri aracılığıyla öğrenebilmesi için bu imkânın da sağlanması gerekiyor.

 

E-devletin faydaları nelerdir?

 

Günümüz dünyasında bilgi toplumu, birçok kuruluşu hedeflerine ulaşabilmek için e-devlet çözümlerini kullanmaya zorlamaktadır. Elektronik devletin aşağıda tanıtacağımız ve inceleyeceğimiz birçok avantajı vardır.

• Entegre ve elektronik hizmetlerin sağlanması: Elektronik devletin varlığıyla vatandaşlar farklı kurum ve departmanlar arasında beklemek ve dolaşmak yerine tek bir erişim noktasıyla işlerini yapabilir, aynı zamanda verimli ve tutarlı hizmetler alabilirler.
• Sınıf farkının azaltılması: Hükümetler, farklı sınıflardaki insanlar için yeni teknolojilere ve bilgisayar eğitimi türlerine erişim sağlayabilir.
• Devlet-halk arasındaki ilişkilerin yeniden inşası: E-hizmetlerin yardımıyla devletler insanlara özel hizmetler sunabilmektedir. Bu sayede vatandaşlar, devlete daha fazla güvenmenin yanı sıra, kamu sektörüne karşı da kendilerini daha fazla sorumlu hissedecek.
• Ekonomik gelişme: e-devlet ticari sektöre sürekli hizmet sunabilir, bu sektöre tavsiye alma, mali teşvik vb. gibi çeşitli konularda yardımcı olabilir. Ayrıca finans ve ticaret sektörü de müşterilerle yakın iletişim, güncel olma, piyasaların yerel gelişimi vb. avantajlardan faydalanabilmektedir.
• Uzaktan eğitim olanağı: Bilimsel ve eğitimli bir işgücü, elektronik devletin özelliklerinden biridir. Bu nedenle vatandaşların sürekli olarak ileri düzeyde eğitim almaları gerekmektedir.
• Katılımcı yönetişimin gerçekleştirilmesi: Artık yerel düzeydeki bazı hükümetler, karar alma süreçlerini iyileştirmek için açık tartışmaları ve forumları, internet üzerinden oylamayı vb. memnuniyetle karşılıyor ve destekliyor. Bu faktörlere dikkat etmek doğrudan demokrasiye yol açabilir.

Elektronik hizmet nedir?

Artık e-devlet kavramını bildiğimize göre e-hizmetleri incelemek gerekiyor.

Elektronik hizmetler internet üzerinden sunulan hizmetlerdir ve amacı fiziksel olarak istenilen yerde bulunmaya gerek kalmadan hızlı bir şekilde hizmet sunmaktır. Elektronik hizmet nedir? makalesinden elektronik hizmetler hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. Organizasyonel süreçlerin elektronikleştirilmesi, İnternet aracılığıyla sunulan hizmetlerin sağlayıcısı ve alıcısı arasındaki etkileşim anlamına gelir. Süreçlerin mekanizasyonu ve otomasyonu elektronik devletin temel gereksinimlerinden biridir.

 

Elektronik devletin gerçekleştirilmesinde BPM’nin uygulanması nasıldır?

Kuruluşlar, daha iyi müşteri hizmeti sağlamanın yanı sıra rekabet avantajı elde etmek için süreçlerini optimize etmenin değerini giderek daha fazla arıyorlar . E-devlet etkin, verimli ve ölçülebilir süreçlerin uygulanmasına büyük önem vermektedir. Bir iş süreci yönetimi (bpm) platformu, daha verimli süreçler sağlamaya, darboğazları bulmaya, bunları ortadan kaldırmaya, eski sistemleri tek bir sisteme bağlamaya ve genişletmeye yardımcı olabilir.

BPM sistemi verimliliği artırır ve kuruluşlarda dijital dönüşüm ve inovasyon için gerekli koşulları sağlar. Devlet kurumları için bu, paradan ve zamandan tasarruf, direktiflere göre daha etkili müdahale ve aynı zamanda vatandaşlara hizmet sunumunun optimize edilmesi anlamına gelir.

Bpm, devlet kurumlarının aşağıdakileri başarmasına yardımcı olur:

• Değişen koşullara hızlı yanıt
• Süreç verimsizliklerini keşfetme
• Baştan sona sürecin genel akışının iyileştirilmesi
• Vatandaşlara devlet hizmetlerinin sağlanmasının optimize edilmesi
• Süreçlerin iyileştirilmiş görünürlüğü
• Sürekli ve devam eden süreç iyileştirmelerini destekleyin
• Operasyonları basitleştirerek organizasyonun etkinliğini arttırmak

Kullanım kolaylığı ve Bpm tarafından sağlanan bilgilerin şeffaflığı, devlet kurumlarının karmaşık ortamlarına rağmen daha verimli olmalarına olanak tanır.

Kamu sektöründe dijital dönüşüm deneyimi nedir?

Kamu sektörü genellikle karmaşık kağıt bazlı süreçler kullanır, bu durumda vatandaşların hizmet almak için çok fazla zaman ve para harcaması gerekir. BPM kullanıldığında kağıt üzerindeki süreçler dijital süreçlere dönüştürülerek devlet ve vatandaşlar için zamandan ve paradan tasarruf sağlanır.

BPM’nin devlet kurumlarında başarılı bir şekilde uygulanması için aşağıda bahsedeceğimiz çeşitli faktörler vardır.

• Organizasyonun en önemli süreçleri nelerdir?
• Kuruluşun süreçlerinin kaçı insan merkezli, kaç tanesi sistem merkezlidir?
• Konum sayısı, süreç sayısı ve bunların coğrafi dağıtımı için istediğiniz ölçek nedir?
• Kuruluşunuzdaki BT ekipmanlarının altyapısı ne kadar karmaşık?
• Daha fazla başarı için hangi platformlarla işbirliği yapmaya hazırsınız?
• “Hizmet odaklı mimarinin” uygulanması stratejinizin bir parçası mı?
• Organizasyonun kısa ve uzun vadeli süreçlerinde ihtiyaçlarınız nelerdir?

Devlet kuruluşları da BPM platformlarını doğru seçmelidir. Bu platformun aşağıda inceleyeceğimiz özelliklere sahip olması gerekmektedir.

• Formların çevrimiçi tasarlanması ve oluşturulması, bu formların bir süreçten geçmesini sağlar. Bu şekilde kağıt formların ortadan kaldırılmasına yardımcı olabilirsiniz.
• Kuralların, formların ve iş rollerinin süreç akışından ayrılması.
• Süreçlerin etkinliğini kontrol etmeye çalışın ve “süreçte anında görünürlük” yeteneğiyle donatın.

E-devletin gerçekleştirilmesine yardımcı olmak için BPMS kullanmanın özellikleri nelerdir?

Ancak Bpm’lerin kullanımı hangi çözümlerle başarılı bir elektronik hükümetin kurulmasına yol açabilir? Aşağıda BPMS’nin bu alandaki uygulamasını inceleyeceğiz.

• Süreç döngüsünü desteklemek için eksiksiz bir araç seti sağlamak
• Tüm organizasyon altyapılarına destek
• Hizmet odaklı mimari desteği ve…

Elektronik devlet alanında kurumun olgunluğu için BPMS uygulaması nasıldır?

Elektronik devlet, kuruluşların portalına bir form yerleştirmekten daha fazlasıdır. Genel olarak BPMS modeli ile e-devlet geliştirme aşamaları 4 aşamadan oluşmaktadır.

• ilk aşama

Bu aşamada devlet ile vatandaş arasındaki iletişim basit web siteleri aracılığıyla kurulmaktadır. İlk aşamada bu site aracılığıyla vatandaşlara teşkilat kuralları, teşkilat şeması, teşkilat haberleri, teşkilat adresi vb. bilgiler verilmektedir.

• ikinci sahne

Burada devlet ile vatandaş arasında iki yönlü bir ön iletişim kuruluyor. Bu kısım interaktif aşama olarak biliniyor çünkü hükümet, organizasyonel portalına bazı formlar koyuyor. Vatandaşlar formları alıp doldurabiliyor. Formun vatandaşlar tarafından gönderilmesiyle organizasyonda mekanize bir süreç yaşanmaz. Bu da vatandaşların başvurularının durumunu elektronik araçlarla takip edememeleri anlamına geliyor.

• üçüncü seviye

Üçüncü aşamada devlet ile vatandaşlar arasındaki ilişki işlemseldir. Önceki aşamadan farklı olarak bu aşamada kişilerin formu göndermesinin ardından organizasyonda elektronik süreç başlar. Ayrıca elektronik ödeme yoluyla finansal işlemler de yapılabilmektedir.

• Dördüncü aşama

Bu aşamada devlet kurumlarının bilgi sistemleri arasında mantıksal bir bağlantı kurulsa da devletin tüm elektronik hizmetleri entegre bir şekilde sağlanmaktadır. Bpms çözümü ve uygulaması, kuruluşların elektronik hizmetlerini geliştirmelerine ve bpms kullanımıyla olgunluk aşamalarını başarıyla geçirmelerine yardımcı olur. Bu sayede maliyetleri düşürüp vatandaşların memnuniyetini kazanabilirler.

 

Bu 4 adım aşağıdaki tabloda kısaca tanıtılmıştır.

Bildirim aşaması	İnternet sitesi Bir uyarı gönder E-posta kısa mesaj
2. Form tasarım aşaması	Bpms ile portal bağlantısı SMS ile kısa iletişim Çevrimdışı formlar
3. Süreç ve kuralların tasarlanması aşaması	Tasarım süreçleri ve kuralları Formlarda ödeme imkanı Otomatik izleme kodu sağlayın
4. Dış sistemlerle entegrasyon aşaması	Diğer sistemlerle iletişim kurun

 

BPMS sistemi ile e-devlet hangi yeteneklere kavuşuyor?

Elektronik devlet, dijital dönüşümler ve bpms kullanımıyla birçok yetenek ve yetenek kazanıyor ve bu yeteneklerin bazılarını bpms platformunda tanıtacağız.

• Vatandaşın memnuniyetinin sağlanması
• Vatandaşların refahına yönelik olanakların artırılması
• Kuruluşların ve cihazların üretkenlik düzeyinin iyileştirilmesi
• Konuları açıklığa kavuşturun
• Bilgilendirme ve takip çalışmaları için bir nevi adil ortam yaratmak

Ve sonunda…

E-devlet olabilmek için her ülkenin, her şeyden önce, daha iyi ve daha verimli bir yönetime ulaşmak için bilgi ve iletişim teknolojisinin ve özellikle internetin bir araç olarak kullanılması, bilgi ve iletişim teknolojisinin kullanılması gibi hususlara odaklanması gerekmektedir. Devlet kurumlarının tüm birimlerinde ve optimizasyonda teknoloji ve internet üzerinden hizmet vermeye devam ediyoruz.

E-devlet, sistemleri basitleştirmek, süreçleri iyileştirmek ve işbirliğini artırmak için teknolojiyi kullanmalıdır. Dijital dönüşüm olmadan hükümetin hayati hedeflerine ulaşılamayacak. Devlet kuruluşları, süreçlerin, politikaların, verilerin ve kişilerin verimli bir şekilde yönetilmesine olanak tanıyan, sorunsuz bir kurumsal BPM platformunu seçmelidir.

Bu makalede, devlet ve elektronik hizmetler kavramlarına ek olarak, elektronik devletin gerçekleştirilmesinde ve başarısında bpms’nin uygulanmasını incelemeye ve incelemeye çalıştık.

• Ağ güvenliği nedir? Ağ güvenliği neden önemlidir?